Enkel app gir store besparelser for Lillestrøm kommune

En kostnadseffektiv og intuitiv applikasjon gjør at Lillestrøm kommune sparer flere arbeidsdager hver måned på å administrere deltidsansatte i tjenestetilbudet Aktiv fritid. Appen kjøres som en skytjeneste i Oracle Cloud og er utviklet med Oracle low code verktøyet APEX.

Aktiv fritid i Lillestrøm kommune legger til rette for kultur- og fritidsopplevelser for barn, unge og voksne, som på grunn av sine utfordringer, trenger hjelp for å få en aktiv og meningsfylt fritid. Tilbudet omfatter blant annet fritidskontakt, støttekontakt, brukerstyrt personlig assistanse (BPA), praktisk bistand og opplæring, hjemmesykepleie, ergo- og fysioterapi, kreft-koordinator, individuell plan og mye mer.
Aktiv fritid har sju ansatte som jobber med de ulike tilbudene. I tillegg jobber nesten 250 deltid eller som støttekontakter, BPA-er og så videre med Aktiv fritid-brukerne.

Lillestrøm kommune brukte tidligere mye tid på å administrere og koordinere Aktiv fritid-tilbudet. I tillegg var det krevende å beregne lønnsutbetalinger til alle deltidsansatte. Ofte kom timelister inn sent og kontrollen var tidkrevende.

Kommunen trengte et bedre system og hadde følgende krav til løsningen:
●    Intuitiv og enkel å bruke
●    Sikker og trygg innlogging
●    Gjøre administrasjonen mer effektiv
●    Integrasjon mot kommunens lønnssystem

Laget i Oracle Cloud og Low code

Lillestrøm kommune tok kontakt med Cegal, som gikk i gang med å utvikle applikasjonen Aktiv Fritid med utgangspunkt i Oracle Cloud Infrastructure (OCI) og Application Express (APEX), som er Oracles low code-plattform. 

– Vi valgte Cegal fordi de kunne skreddersy en helhetlig løsning for oss, som også ivaretok personsensitive opplysninger. Vårt behov var et digitalt verktøy for administrativt ansatte, deltidsansatte, støttekontakter, tjenestemottakere og pårørende, sier Ole-Martin Egge Hveem, teamleder i Aktiv fritid i Lillestrøm kommune.

For å utvikle en best mulig applikasjon, satte Cegal sammen et prosjektteam med deltakere som hadde spesialkompetanse innen OCI, Oracle-database, APEX og brukergrensesnitt (UI). Underveis har sluttbrukere i Aktiv fritid aktivt bidratt med testing, og gitt innspill på funksjonalitet og brukervennlighet.

– Med Aktiv Fritid-appen har vi fått en digital plattform hvor vi har samlet alt på ett sted. Våre deltidsansatte legger selv inn sine timer. Brukere, brukernes pårørende, og ansatte kan kommunisere med hverandre gjennom appen og det er enkelt for administrasjonen å godkjenne timelister og oversende til lønnsutbetaling.

Applikasjonen gjør oss mer effektive. Vi sparer mye tid og får god oversikt over arbeidet som er gjort

Ole-Martin Egge Hveem, Aktiv Fritid Lillestrøm kommune

Han legger til at verktøyet har vært til stor hjelp for å samle Aktiv fritids arbeidsoppgaver i samme system. Systemet kommuniserer godt med andre IT-systemer som kommunen bruker.

Skreddersydd for Aktiv fritid

– Sammen med Cegal har vi utviklet en applikasjon som er skreddersydd for tidsregistrering av deltidsarbeid i kommunen. Lederne kan enkelt godkjenne og sende inn timer for lønnsutbetaling. Timene overføres direkte fra løsningen til lønnssystemet med minimal behandling ved lønningskontoret, sier Egge Hveem.

Appen erstatter tidkrevende, manuelle prosesser med godkjenning av timelister på papir, og gjør at de deltidsansatte får raskere betalt og at det blir mindre feil 

Ole-Martin Egge Hveem, Aktiv fritid, Lillestrøm kommune

– Applikasjonen sparer administrasjonen for cirka ti timer per måned, nesten to arbeidsdager, som er veldig fint. Det er også enkelt å laste ned oversikter til regneark, felles kalender for gruppeaktiviteter, meldingsfunksjon og enkelt å sende epost til mange av gangen, sier Egge Hveem i Lillestrøm kommune.

Funksjonene i løsningen gjør at sikkerhet har vært svært viktig og at man kan være trygg på identiteten til brukere. 

– Siden sikkerhet var essensielt integrerte vi ID-porten, den felles påloggingsløsningen for nettjenester i Norge, i appen. Med rest-API hentes personopplysninger fra andre forretningssystemer og lønnsinformasjon overføres til lønnssystemet, sier Johnny Bjørnstad, Manager Business Service i Cegal.

 

Low code fra Oracle

Bjørnstad sier at man valgte å benytte Oracle APEX som low code utviklingsverktøy. Det har gjort det raskt og rimelig å utvikle Aktiv Fritid-applikasjonen. For Lillestrøm kommune har dette gjort at de raskt får tilbakebetalt kostnadene til IT-utvikling i form av gevinster knyttet til spart arbeidstid og økt produktivitet.

Med APEX kan du utvikle webapplikasjoner og apper ved hjelp av veivisere som lar deg koble sammen ferdige funksjoner og elementer.

APEX gjør det opptil 30 ganger raskere å lage apper enn ved tradisjonell utvikling og det kreves 20 ganger mindre koding

Johnny Bjørnstad, Cegal

I APEX-rammeverket er det for eksempel lett å ta i bruk tjenester som pushvarsler, geolokalisering og kommunikasjon.