Studieforbundet AOF styrker studieadministrasjonen med hjelp fra Cegal
Cegal har utviklet applikasjon og “Min side”-løsning på Microsoft Azure for Studieforbundet AOF. Det gjør administrasjonen mer effektiv, gir økt datakvalitet og forbedrer kundeservice.
Studieforbundet AOF er et landsdekkende studieforbund med fokus på voksenopplæring og etterutdanning. Forbundet har hovedkontor i Oslo og medlemsorganisasjoner som dekker hele landet fra nord til sør.
AOF, Arbeidernes opplysningsforbund, ble grunnlagt i 1931 av Haakon Lie, politiker og partisekretær i Arbeiderpartiet. I dag er AOF partipolitisk uavhengig og er en kompetansepartner for arbeidslivet. Hvert år tar 20.000 ansatte, tillitsvalgte, verneombud og ledere en rekke kurs, utdanning og etter- og videreutdanning.
Etter mange år med bruk og utvikling av stadig nye løsninger var AOFs IT-system for kursadministrasjon modent for utskifting. Systemet var bygget ved hjelp av gammel og utdatert teknologi, og med årenes løp var det viktige forretningssystemet blitt tregt og tungvint å bruke. Vedlikehold og videreutvikling var både tidkrevende og komplekst. I tillegg var det gjort en rekke spesialtilpasninger og integrasjoner mot løsninger som ikke lenger ble oppdaterte.
Automatisering og effektivisering
Studieforbundet AOF trengte et nytt forretningssystem som både gjorde administrasjonen effektiv, ga god innsikt i kurs- og utdanningsvirksomheten og som kunne brukes i mange år fremover.
Med det nye kursadministrasjonssystemet Universum vil vi automatisere gamle manuelle prosesser, og vil få mye bedre innsikt i kurs- og opplæringsvirksomheten.
Rune Sand, leder AOF Arbeidsliv, Studieforbundet AOF
Cegal ble valgt for å utvikle det nye kursadministrasjonssystem og “Min side”, som er en webløsning for kundene. Rune Sand (bildet under) sier at grunnen til at Cegal ble valgt var at de driftet det gamle kursadministrasjonssystemet, KAS, som Studieforbundet AOF hadde fra før.
Det betydde at vi hadde en leverandør som allerede kjente oss. Det fantes ikke noe hyllevare vi kunne kjøpe, så det nye systemet måtte utvikles spesielt for oss. Da ble det naturlig å velge Cegal igjen.
Rune Sand, Leder AOF Arbeidsliv, Studieforbundet AOF
Universum, den nye administrasjonsapplikasjonen, er spesialutviklet for AOF på Microsofts skyplattform Azure.
Det sikrer blant annet at løsningen skalerer når det er stor trafikk. I tillegg er den teknologiske plattformen alltid
oppdatert, og det er mulig å legge til nye tjenester som bygger på fremtidig ny teknologi.
Stort og kritisk forretningssystem
Prosjektleder Inger Bugge i Cegal forteller at med utviklingen av Universum benyttet Studieforbundet AOF
muligheten til å gå gjennom egne rutiner og arbeidsprosesser og har automatisert en rekke oppgaver som tidligere ble gjort manuelt.
– I tillegg har vi strukturert applikasjonen slik at vi sikrer bedre kvalitet på dataene.
De nye systemene er utviklet ved hjelp av den smidige Scrum-metodikken og Bugge sier at Studieforbundet AOF har vært veldig involvert i utformingen av de nye applikasjonene og “Min side”. Løsningene har gitt bedre struktur på kurs og studier, økt kvaliteten på data og informasjonsutvekslingen mellom “Min side” og Universum flyter bedre. Ved hjelp av Microsoft Power BI kan Studieforbundet AOF sammenstille data og få bedre innsikt i eksempelvis hvor populære ulike kurs er og så videre.
På sikt skal det nye systemet også gjøre det enklere for medlemsorganisasjonene å håndtere kurs og deltakere selv, uten å måtte gå veien om ansatte på hovedkontoret.
– Universum er et stort og kritisk forretningssystem for oss. Derfor er det gjort en rekke integrasjoner mot andre systemer. Det er blant annet toveiskommunikasjon med økonomisystem og Aof.no.
Rune Sand, Studieforbundet AOF
