Hyllevare og jakten på kjærlighet

Kjøp av standard programvare er som å finne den perfekte partneren. Er det mulig eller må man gi slipp på noe for å lykkes? (Foto: Alexander Sinn/Unsplash)

Hyllevare. Blant IT-konsulenter betegner det standard programvare, et system som er klar til bruk så å si rett ut av boksen (les rett fra skyen). Fordelene er trygghet rundt at systemet virker, implementeringstiden er kort og kjent, prisen er lav.

På den andre siden har vi skreddersøm: Å utvikle forretningssystemet fra bunnen av – kodelinje for kodelinje. Slik at systemet er fullt ut tilpasset nøyaktig til virksomhetenes prosesser, arbeidsflyt og måter å jobbe på. Imidlertid kan ulempene være store. Det kommer vi tilbake til under.

Skreddersøm eller hyllevare

De fleste bedrifter vil en eller annen gang stå overfor valget å utvikle programvare selv eller kjøpe et ferdig produkt. Dette innebærer i de fleste tilfeller å stille spørsmålet; skal vi ha et skreddersydd system tilpasset våre behov, eller skal vi ta sjansen på en «nesten match»?

Det sies at den vesentligste ulempen med hyllevare er at bedriften må tilpasse sine arbeidsrutiner til et nytt system, men er dette egentlig en ulempe? Jeg mener tvert om; dette er en gyllen anledning til å stille spørsmålet: Kan vi jobbe annerledes?

Når en bedrift går ut i markedet for å finne det systemet som best dekker deres forretningsprosesser, opplever man sjelden «full klaff» på alle oppsatte krav. Bedriften bør derfor klargjøre hvilke forretningsbehov som er sentrale og hvilke man kan være mer fleksible på.

Dette kan være en vanskelig intern prosess for mange virksomheter. Ofte sliter man med en lite endringsvillig kultur, der innarbeidede tanker om at «vi trenger et helt spesielt system for å gjøre jobben vår,» er rådende. Alle ser seg selv og viktigheten av egne oppgaver. Bare de færreste ser helheten.

Jakten på kjærligheten

Vi kan sammenligne en slik prosess med det å gå ut i markedet for å finne en partner. Skal man vente på den perfekte matchen eller skal man være åpen og imøtekommende for å bli kjent med en annerledes partner, som i beste fall kan bidra til å forandre deg?

I de fleste tilfeller må du lempe en del på kravene dine for å komme i mål og du innser at det nok er på tide å endre innarbeidede og småsære vaner.

Enten man går ut på markedet for å kjøpe hyllevare eller for å finne en ny livsledsager, må man være åpen for forandring. Å inngå et forhold med forventning om at din nye partner skal støtte alle dine særegenheter, blir ofte kortvarig og lite fruktbart. På samme måte vil et system som lages for å understøtte alle underfundige avarter i en arbeidsprosess, på sikt bli lite fruktbart for virksomheten. Den spesialtilpassede programvaren er lite tilpasningsdyktig, har lav robusthet og lite skalerbar. Dette gjør igjen virksomheten mindre innovativ, mindre lettbeint, mens endringsprosessene blir tyngre.

Hyllevare krever endringer

De virksomhetene som velger å kjøpe hyllevare ute i markedet, må samtidig ta valget om endring av arbeidsprosesser, roller og i noen tilfeller kompetanse. Et slikt omstillingsarbeid er en nødvendig konsekvens om man skal lykkes med implementering av ny standard programvare.

For å lette på de ulike utfordringer som bedriften står overfor i et implementeringsløp, så bør leverandøren av programvare bidra med kunnskap om produktet og implementeringsmetode. En gjennomtenkt implementering er viktig for å ivareta og understøtte behovet for endringer hos kundens medarbeidere fra starten av.
Tre faktorer for suksess

Følgende tre faktorer bidrar til at implementering av hyllevare blir en suksess:

1. Legg opp implementeringsløpet etter ADKAR-modellen. Dette for å ha et stødig fokus på folka i bedriften og hvilke mekanismer som styrer deres endringsvillighet. Gjennom en stegvis prosess bygger du forståelse og aksept. Husk at disse mekanismene gjelder vel så mye for ledelsen og kundens prosjekteiere som hos medarbeiderne.

• Awareness – oppvåkning. Skjønne behovet for endring.
• Desire – ønske om endringen.
• Knowledge – kunnskap om endringen som skal skje.
• Ability – evne til å foreta endringen.
• Reinforcement – endringen får fotfeste.

2. Implementeringsprosjektet bør bestå av et tverrfaglig team, representert med tekniske og funksjonelle ressurser både hos kunden og leverandøren. Kunden bør på samme måte som leverandøren dedikere fulltidsressurser til prosjektet. Et implementeringsprosjekt der kunden ikke er aktivt involvert fra start til slutt, er dømt til å feile, da prosjektet ikke ivaretar prinsippene i ADKAR. Kunden føler ikke noe eierskap til det nye systemet og vil naturlig nok fort kunne bli vanskeligere å samarbeide med.

3. Aktiv og strategisk bruk av teststrategi og testledelse vil ivareta bedriften behov for å oppnå endring etter ADKAR-modellen. Gjort riktig vil tidlig testinvolvering av kunden, forberede medarbeidere på endringen som skal skje (Awareness) og etter hvert bidra til at medarbeiderne selv ønsker endringen (Desire). I tillegg er jevnlig test av den nye programvaren den beste formen for opplæring (Knowledge). Man unngår også hand-over- og opplæringssesjoner på slutten av prosjektet. En testleder er derfor en viktig endringsagent i prosjektet. Testlederen kan gjennom involvering i testplaner- og gjennomføring, forberede, forankre og forsterke effekten av endringen bredt ut i kundens virksomhet (Reinforcement).

Let etter en støttespiller

For å lykkes med implementering av standard programvare må bedriften altså tørre å utfordre sine arbeidsmetoder. Må vi virkelig ha alt dette, på akkurat denne måten, eller kan vi jobbe annerledes? Kunden må jobbe internt for å danne grobunn for omstilling, samtidig som leverandøren av produktet må ha kompetanse og erfaring som støtter opp under kundens behov for endring, læring og forankring.

Å sammenlikne et forretningssystem med en partner, er nok for mange nærmest en fornærmelse mot romantikken. Men noen likheter er det. For eksempel at ved en match blir forholdet ofte langvarig. Faktisk varer forholdet til forretningssystemer lenger enn et gjennomsnittlig ekteskap.

Uansett, skal du ut i markedet for å finne din drømmepartner, husk at det viktigste er å finne en god støttespiller, ikke en som leverer på alle opplistede krav.

Holder din virksomhet på med produktutvikling eller står dere i startgropa for innkjøp av ny hyllevare? SYSCO har folk og komplette team som sitter med kompetanse, verktøy og metoder på hva som kreves for å få til en velfungerende produktutvikling eller en vellykket produktimplementering. I digitaliseringens ånd, er vi opptatt av at våre leveranser skal ha kundefokus, både når det gjelder produkt og prosess.

Les om hvordan vi jobber med prosjektledelse i SYSCO her >