Hyldevarer og jagten på kærlighed
At købe standardsoftware er som at finde den perfekte partner. Er det muligt, eller skal du give slip på noget for at få succes? (Foto: Alexander Sinn/Unsplash)
Hyldevarer. Blandt IT-konsulenter betegner det standardsoftware, et system der så at sige er klar til brug lige ud af kassen (downloades direkte fra skyen). Fordelene er ofte mange: sikkerhed omkring systemet, implementeringstiden er kort og kendt, prisen er lav.
På den anden side har vi skræddersyet løsninger: At udvikle forretningssystemet fra bunden - kode linje for linje. Så systemet er fuldt tilpasset nøjagtigt til virksomhedernes processer, workflow og måder at arbejde på. Ulemperne kan dog være store. Vi vender tilbage til dette.
Skræddersyet eller hyldevarer
De fleste virksomheder vil på et eller andet tidspunkt stå over for valget om selv at udvikle software eller købe et færdigt produkt. Dette indebærer i de fleste tilfælde at stille spørgsmålet; skal vi have et skræddersyet system tilpasset vores behov, eller skal vi tage chancen og gå med en standardløsning som "næsten" matcher vores behov?
Det siges, at den største ulempe ved hyldevarer er, at virksomheden skal tilpasse sine arbejdsrutiner til et nyt system, men er dette virkelig en ulempe? Jeg mener tværtimod; Dette er en gylden mulighed for at stille spørgsmålet: Kan vi arbejde anderledes?
Når en virksomhed undersøger markedet for at finde det system, der bedst dækker deres forretningsprocesser, oplever man sjældent en løsninger, som matcher alle ens krav. Virksomheden bør derfor præcisere, hvilke forretningsbehov der er centrale, og hvilke man kan være mere fleksible omkring.
Dette kan være en vanskelig intern proces for mange virksomheder. Man kæmper ofte med en kultur, der ikke er villig til at ændre sig, hvor etablerede ideer om, at "vi har brug for et meget specielt system for at udføre vores job" er fremherskende. Alle ser sig selv og vigtigheden af deres egne opgaver. Og kun de færreste ser helheden.
Jagten på kærligheden
Vi kan sammenligne en sådan proces med at komme ud på markedet for at finde en partner. Skal du vente på det perfekte match, eller skal du være åben og indbydende for at lære en anden partner at kende, som i bedste fald kan hjælpe med at ændre dig?
I de fleste tilfælde skal du lempe lidt på dine krav for at nå målstregen, og du indser måske, at det er tid til at ændre lidt på din kendte vaner.
Enten man går ut på markedet for å kjøpe hyllevare eller for å finne en ny livsledsager, må man være åpen for forandring. Å inngå et forhold med forventning om at din nye partner skal støtte alle dine særegenheter, blir ofte kortvarig og lite fruktbart. På samme måte vil et system som lages for å understøtte alle underfundige avarter i en arbeidsprosess, på sikt bli lite fruktbart for virksomheten. Den spesialtilpassede programvaren er lite tilpasningsdyktig, har lav robusthet og lite skalerbar. Dette gjør igjen virksomheten mindre innovativ, mindre lettbeint, mens endringsprosessene blir tyngre.
Uanset om du går ud på markedet for at købe hyldevarer eller for at finde en ny livspartner, skal du være åben overfor forandringer. At gå ind i et forhold med forventningen om, at din nye partner vil støtte alle dine sjove vaner, vil ofte kun være kortvarigt og ikke særlig frugtbar i det lange løb. På samme måde vil et system, der er lavet til at understøtte alle de spidsfindige arbejdsprocesser, i det lange løb være ufrugtbart for virksomheden. Den specielt tilpassede software er ikke særlig nem at tilpasse til andre løsninger, har lav robusthed og dårlig skalerbarhed. Samtidig gør det til gengæld virksomheden mindre innovativ, mens ændringsprocesserne bliver tungere.
Hyldevarer kræver ændringer
De virksomheder, der vælger at købe varer som allerede er på markedet altså hyldevarer, skal samtidig vælge at ændre arbejdsprocesser, roller og i nogle tilfælde kompetencer. Sådan omstruktureringsarbejde er en nødvendig konsekvens, hvis man skal lykkes med at implementere en ny standardsoftware.
For at afhjælpe de forskellige udfordringer, som virksomheden står over for i et implementeringsforløb, bør man som leverandør bidrage med viden om produktet og implementeringsmetoden. En velgennemtænkt implementering er vigtig for at sørge for at understøtte behovet for ændringer hos medarbejderne hos virksomheder fra starten.
Følgende tre faktorer bidrager til, at implementeringen af hyldeprodukter bliver en succes:
1. Konfigurer implementeringsforløbet i henhold til ADKAR-modellen. Dette er for at have et konstant fokus på folk i virksomheden og de mekanismer, som styrer deres vilje til at ændre sig. Gennem en trinvis proces opbygger man forståelse og accept. Husk, at disse mekanismer gælder lige så meget for ledelsen og kundens projektejere som for de ansatte.
- Awareness – opvågnen. Forstå behovet for forandring.
- Desire – ønske om forandring.
- Knowledge – kendskab til den ændring, der skal finde sted.
- Ability – evne til at foretage ændringen.
- Reinforcement – ændringen vinder fodfæste.
2. Implementeringsprojektet bør bestå af et tværfagligt team, der er repræsenteret med tekniske og funktionelle ressourcer hos både kunden og leverandøren. Kunden skal på samme måde som leverandøren afsætte fuldtidsressourcer til projektet. Et implementeringsprojekt, hvor kunden ikke er aktivt involveret fra start til slut, er dømt til at gå galt, da projektet ikke overholder ADKAR-principperne. Kunden føler ikke noget ejerskab af det nye system og vil sandsynligvis hurtigt blive sværere at samarbejde med.
3. Aktiv og strategisk brug af teststrategi og testledelse er vigtigt ift. virksomhedens behov og forståelse for at opnå ændringer i henhold til ADKAR-modellen. Det er vigtigt at sørge for at kunden inddrages korrekt og tidligt i teststrategien, så man kan forberede medarbejderne på den ændring, der skal finde sted (Awareness) og dermed bidrage til, at medarbejderne selv ønsker ændringen (Desire). Derudover er regelmæssig test af den nye software den bedste form for træning (Knowledge). Dermed undgår man også overdragelse og træning i slutningen af projektet. En testleder er derfor en vigtig nøgleperson i et sådan projekt. Gennem involvering i testplaner og implementering kan testlederen forberede, forankre og forstærke effekten af ændringen bredt i kundens forretning (Reinforcement).
Kig efter en støttespiller
For at få succes med implementeringen af standardsoftware skal virksomheden derfor tør at udfordre sine arbejdsmetoder. Skal vi virkelig have alt dette på nøjagtigt denne måde, eller kan vi arbejde anderledes? Kunden skal arbejde internt for at danne grobund for omstrukturering, samtidig med at leverandøren af produktet skal have de rigtige kompetencer og den erfaring, der understøtter kundens behov for forandring, læring og forankring.
At sammenligne et forretningssystem med en partner er sandsynligvis for mange næsten en fornærmelse mod romantik. Men der er nogle ligheder. For eksempel holder et forhold ofte længere, hvis det er et match. Faktisk varer forholdet til forretningssystemer længere end et gennemsnitligt ægteskab.
Uanset om du går ud på markedet for at finde din drømmepartner, så husk at det vigtigste er at finde en god støttespiller, ikke nødvendigvis en der lever op til alle de opstillede krav.
Er din virksomhed engageret i produktudvikling, eller er i mere klar på at købe en standardløsning? Cegal har ekspertisen, værktøjerne og metoderne til, hvad der kræves for at opnå en velfungerende produktudvikling eller en vellykket produktimplementering. Vi har fokus på digitalisering er opsatte på, at vores leverancer har et kundefokus, både hvad angår produkt og proces.