Hvis nøglepersonen forlader virksomheden – står BI-løsningen på egne ben?

Det starter ofte med en kalenderinvitation. Et møde, der ikke rigtig har nogen dagsorden. Men du forstår det med det samme. Din BI-manager, der holder styr på datastrømme, rapporter, kuber og integrationer, har besluttet sig for at gå videre.

Uanset om det er pension, et nyt job eller en omstrukturering, bliver spørgsmålet hurtigt det samme.

Hvordan erstatter man en person, som har bygget hele BI-løsningen, og som er den eneste, der virkelig forstår, hvordan det hele hænger sammen?

Et scenarie, der bliver mere og mere almindeligt

Vi ser flere og flere virksomheder, især globale organisationer, hvor BI-ekspertisen er koncentreret hos en enkelt person. Ofte en person, der har været der i lang tid og opbygget løsningen trin for trin. Det har fungeret godt, indtil nu.

Når denne type nøgleperson forlader virksomheden, opstår der et tydeligt vakuum. Virksomheden forventer, at rapporterne kommer ind, som de plejer. Ledelsen vil gerne fortsætte med at træffe datadrevne beslutninger. Men bag kulisserne mangler der både dokumentation og backup.

Et eksempel fra det virkelige liv

En af vores kunder, en global aktør med kontorer i flere tidszoner, stod for nylig over for samme udfordring. Deres eneste BI-manager var på vej væk, og med personen forsvandt viden om, hvordan løsningen fungerede, herunder datamodeller, indlæsningsskemaer, transformationslogik og skræddersyede rapporter.

Det virkede usikkert at erstatte personen med en ny medarbejder. Både økonomisk og organisatorisk ville det blot skabe en ny afhængighed af én person.

Det var her, Cegal kom ind i billedet.

Sådan hjælper Cegal virksomheder med at sikre deres BI-ekspertise

I stedet for at jagte en erstatning foreslog Cegal en anden vej: Data Analytics as a Service (DAaaS) Cegals service, hvor et helt team overtager ansvaret for drift, udvikling og support af BI-løsningen.

For kunden betød det blandt andet:

• Overførsel af viden, før personen rejste
• Dokumentation af den eksisterende løsning
• Klare SLA'er og processer for incident management
• Adgang til flere kompetencer (Power BI, ETL, Azure Databricks, Azure Fabric, m.m.)
• En omkostningsmodel, der kunne skaleres op og ned

Hvad blev resultatet? Virksomheden oplevede ingen forstyrrelser og kunne begynde at videreudvikle sit BI-miljø uden at skulle ansætte nye medarbejdere.

Hvad risikerer du ved ikke at handle?

Når en nøgleperson forlader virksomheden uden en klar plan, er det ikke kun tekniske detaljer, der går tabt. Det kan få alvorlige konsekvenser for hele organisationen:

• Datafejl, der ikke opdages i tidem kan føre til forkerte beslutninger
• Rapporter, der ikke kan opdateres eller genskabes
• Udviklingen går i stå, og ønskede forbedringer kan ikke gennemføres
• Overbelastning af IT eller forretningen, der forsøger at samle trådene ad hoc
• Stigende omkostninger, når strukturen skal genoprettes senere

Almindelige spørgsmål, vi får fra andre virksomheder i samme situation:

Hvad hvis vi alligevel vil rekruttere senere?
Det er muligt at kombinere vores service med en intern BI-rolle. Vi kan både støtte under onboarding og gradvist overdrage dele, uden at risikere tab af kompetence.

Hvor hurtigt kan vi komme i gang?
Meget hurtigt. I hastesager kan vi starte med en indledende analyse og vidensindsamling allerede inden for et par dage.

Kan vi bruge DAaaS som en midlertidig løsning?
Ja, mange bruger os som en "bro" til at skifte færdigheder - men mange bliver også, fordi løsningen er både fleksibel og omkostningseffektiv.

Står du i en lignende situation?
Hvis du også står i en situation, hvor en BI-nøgleperson forlader dig, eller hvis du genkender symptomerne på, at din løsning er personafhængig - så er det tid til at handle, før det bliver en krise.

Vi hjælper dig gerne med at

• Kortlægge den nuværende situation
• Identificere risici og afhængigheder
• Lave en konkret plan for, hvordan BI-løsningen kan sikres