11 tips til bedre videomøder

Uanset hvornår coronakrisen flader ud, og vi kan vende tilbage til det normale med at mødes fysisk på kontoret: er videomøderne kommet for at blive. Her er 11 gode tips til at gøre dine online møder lidt bedre.

«Hvis vi havde fjernet taxfree kvoten, ville man nok have fremskyndet brugen af ​​videokonferencer for lang tid siden i stedet for at bruge mange, dyre og ineffektive arbejdstimer på at rejse til og fra korte møder.»

Udtalelsen kommer fra en top leder fra Cisco i 2014 som var frustreret over, hvor lidt videokonferenceløsninger og andre digitale samarbejdsløsninger blev brugt. Noget har ændret sig.

Alligevel var det nødvendigt med en global pandemi før at man for alvor har fået fremskyndet brugen af ​​(omkostningseffektive) samarbejdsløsninger og videokonferencer i arbejdslivet.

Uanset hvor længe Covid-19-pandemien holder os på hjemmekontoret, vil brugen af ​​videokonferencer være meget mere almindelig fremadrettet. Derfor kan du måske have gavn af at få nogle gode tips med på vejen, hvad enten dine møder afholdes på Teams, Zoom, Meet, FaceTime, WebEx eller en hvilken som helst anden platform.

Her kommer SYSCOs teamleder Lisa Greenquist med 11 gode tips:

1. Mute/unmute
Sluk for mikrofonen, når du ikke taler eller snakker i et stykke tid. Jo flere mennesker der deltager i mødet, jo vigtigere er det at slå mikrofonen fra. Dermed undgår man baggrundsstøj og pinlige beskeder eller lyde. Lær tastaturgenvejen for mute/unmute.

2. Brug hovedtelefoner
Med hovedtelefoner hører du bedre, hvad alle andre siger, men er hovedtelefonens mikrofon god? Ring til en kollega og test, hvilken der er bedst: pc'ens indbyggede mikrofon eller mikrofonen i hovedtelefonerne. Måske har du flere hovedtelefoner, der skal testes?

3. Tænd dit kamera 
Brug kameraet og vis dig selv på video. Kropssprog er en af ​​de vigtigste former for kommunikation mellem os mennesker. Det er kun synligt, når kameraet er tændt.

4. Vær til stede - vis kropssprog
Når den eller de personer, du taler med, kun kan se din overkrop eller dit ansigt, bliver det ekstra vigtigt at bruge kropssprog aktivt, såsom ansigtsudtryk og gestus for at afklare, hvad du siger.

5. Hav et godt lys
Uden godt lys hjælper det ikke med et tændt, godt kamera og fremhævende bevægelser. De andre deltagere ser dig kun kornet og utydeligt. At have et godt lys foran dig og slukke for lyskilder lige bag dig er det første skridt. Nogle videoplatforme giver dig mulighed for at justere lyset. Test forskellige lyskilder, inden du deltager i videokonferencer.

6. Vis dit ansigt
Sørg for, at de andre deltagere ser hele dit ansigt tydeligt. Dette gælder også for dine øjne. Øjenkontakt er især vigtigt for at få folks opmærksomhed. Dette er især vigtigt i digitale møder.

7. Del noter og optagelser
Efter et møde er det vigtigt at dele mødereferatet med alle såvel som opgaver og gøremål. Det er altså en god ide at tage noter undervejs som du kan dele med dine kollegaer bagefter. Og hvis det er et vigtigt møde med mange detaljer, kan det være en god ide at optage hele mødet.

8. Brug chat til spørgsmål
Især når der er mange deltagere, er det klogt at blive enige i om at bruge chatten til spørgsmål og kommentarer, som man vil tage op senere.

9. Ræk hånden op!
Med mange deltagere i videokonferencen kan det være både pinligt og vanskeligt at afbryde samtalen ved blot at stille spørgsmål. Man kan på forkant blive enige om, at benytte ræk hånden op knappen (læs tryk på knappen «raise hand»), hvis der er noget, man vil tilføje. Derudover er det en god ide at have en mødeleder, som holder styr på de oprakte hænder, og hvem som er den næste i køen.

10. Tryk på «Like»
Alle kan lide «Like» og hvis du trykker på «Like», viser du, at du følger med og samtidig giver du feedback til dem, der taler uden at du bryder ind eller behøver at sige noget. Dette er især effektivt, hvis du bliver spurgt, om du er enig i noget, da du nemt kan spare tid ved ikke at skulle tage hele runden for at alle mundtligt kan bekræfte på mødet.

11. Ikke for mange i mødelokalet (tip til efter corona)
Når man gradvist åbner op for flere møder på kontoret, og de fysiske møder bliver mere almindelige, bliver det vigtigt at tage sig af balancen mellem dem, der sidder fysisk sammen, og dem, der er til stede i det samme møde digitalt. De digitale deltagere kan hurtigt miste kropssproget, nærheden og den hurtige udveksling man kan have mellem de fysiske deltagere. Derfor er det vigtigt aktivt at involvere dem, der deltager digitalt gennem direkte spørgsmål og opmuntring til aktiv deltagelse. Dette er især vigtigt, når mange sidder rundt om det rigtige mødebord, og kun få deltager digitalt.

Et suk fra en leder i en stor global teknologivirksomhed illustrerer ovenstående meget godt: «Jeg frygter for når corona er ovre, og vi skal begynde at rejse til korte møder i Europa igen. Videomøder er meget mere effektive end at rejse, men det fungerer ikke godt, hvis du er den eneste, der følger mødet online, mens resten af ​​ledelsesteamet sidder samlet omkring mødebordet». Tænk over, hvordan du ville løse dette.