När nyckelpersonen lämnar – står er BI-lösning på egna ben?

Det börjar ofta med en kalenderinbjudan. Ett möte som inte riktigt har någon agenda. Men du förstår direkt. Din BI-ansvariga medarbetare, den som har koll på dataflöden, rapporter, kuber, integrationer – har bestämt sig för att gå vidare.

Oavsett om det handlar om pension, nytt jobb eller en omorganisation blir frågan snabbt densamma.

Hur ersätter man någon som byggt hela BI-lösningen, och är den enda som verkligen förstår hur allt hänger ihop?

Ett scenario som blir allt vanligare

Vi möter allt fler företag, särskilt globala verksamheter, där BI-kompetensen koncentrerats till en enda person. Ofta någon som varit med länge och byggt upp lösningen steg för steg. Det har fungerat bra, tills nu.

När den här typen av nyckelperson lämnar, uppstår ett tydligt vakuum. Verksamheten förväntar sig att rapporterna ska komma in som vanligt. Ledningen vill fortsätta fatta datadrivna beslut. Men bakom kulisserna saknas både dokumentation och backup.

Exempel från verkligheten

Ett av våra kundföretag, en global aktör med kontor i flera tidszoner, stod nyligen inför precis det här. Deras enda BI-ansvarige var på väg bort, och med det försvann också kunskapen om hur allt hängde ihop, datamodeller, laddscheman, transformationslogik och specialanpassade rapporter.

Att ersätta personen med en ny anställd kändes osäkert, både kostnadsmässigt och organisatoriskt. Att ha en person på plats igen skulle bara skapa ett nytt beroende.

Det var där Cegal kom in i bilden. 

Så hjälper Cegal företag att säkra sin BI-kompetens 

I stället för att jaga en ersättare föreslog Cegal en annan väg: Data Analytics as a Service (DAaaS) Cegals  tjänst där ett helt team tar över ansvaret för drift, utveckling och support av BI-lösningen.

För kunden innebar det bland annat:

• Överföring av kunskap innan personen slutade
• Dokumentation av befintlig lösning
• Tydliga SLA:er och processer för incidenthantering
• Tillgång till flera kompetenser (Power BI, ETL, Azure Databricks, Azure Fabric, m.m.)
• En kostnadsmodell som gick att skala upp och ner

Resultatet? Verksamheten märkte ingen störning, och kunde samtidigt börja vidareutveckla sin BI-miljö, utan att behöva ta in nya anställda. 

Vad riskerar du genom att inte agera?

När en nyckelperson lämnar utan att det finns en tydlig plan, är det inte bara tekniska detaljer som går förlorade. Det kan få stora konsekvenser för hela verksamheten.

Här är några exempel:

• Datafel som inte upptäcks i tid, vilket kan leda till felaktiga beslut
• Rapporter som inte går att uppdatera eller återskapa
• Stopp i utvecklingen – verksamheten vill ha mer, men inget går att genomföra
• Överbelastning på IT eller verksamheten som försöker ta över ad hoc
• Högre kostnader i efterhand för att rädda upp en nedmonterad struktur

Vanliga frågor vi får från andra företag i samma situation:

Vad händer om vi vill nyanställa senare ändå?
Det går utmärkt att kombinera vår tjänst med en intern BI-roll. Vi kan både stötta under onboarding och successivt lämna över delar – utan att riskera kompetenstapp.

Hur snabbt kan vi komma i gång?
Väldigt snabbt. I akuta fall kan vi börja med en initial analys och kunskapsinhämtning redan inom några dagar.

Kan vi använda DAaaS som en tillfällig lösning?
Ja, många använder oss som en “brygga” vid kompetensskiften – men många stannar kvar eftersom lösningen är både flexibel och kostnadseffektiv.

Är du i liknande sits?
Om du också står inför en situation där en BI-nyckelperson lämnar, eller om du känner igen symtomen på att er lösning är personberoende – då är det dags att agera innan det blir en kris.

Vi hjälper dig gärna att:

• Kartlägga nuläget
• Identifiera risker och beroenden
• Skapa en konkret plan för hur BI-lösningen kan säkras upp