Business Intelligence och Datalager ger Viken värdefull insikt

Det började som en BI-lösning för att rapportera siffror för Østfold länskommun i Norge. Idag ger lösningen som SYSCO har satt upp rätt siffror för ekonomi, skola och personaladministration för hela det långsträckta länet Viken i Norge. Läs om hur Business Intelligence ger anställda insikt i Vikens siffror och data.

«Marianne» är det vanligaste förnamnet bland de anställda i Viken läns kommun, följt av «Morten». Och «docent med vidareutbildning» är den vanligaste jobbtiteln. Det är fun fact från Vikens stora och ständigt växande datalager, som har fått namnet «Digital insikt». På daglig basis ger datalagret värdefull insikt. Till exempel: med alltid uppdaterat antal sjukskrivna personer säkerställer Viken snabbare och bättre uppföljning av de sjuka. Det ger en bättre arbetsmiljö för individen och pengar som sparas för Viken och samhället.

Sammanslagningen av de tre länskommunerna Østfold, Akershus och Buskerud till det långsträckta Viken är som en komplex koncernsammanslagning.

I Viken bor det 1,24 miljoner människor, nästan en fjärdedel av Norges befolkning. Idag har länskommunen 11 763 anställda. Viken ansvarar bland annat för mer än 5353 kilometer väg, 63 skolor, 60 tandkliniker, kollektivtrafik och 42 000 elever i gymnasiet.

En av de stora utmaningarna i en sådan sammanslagning är data och system. Några av de utmaningar som måste hanteras är:

• Hur kan man bevara och göra historiska data tillgängliga?
• Vilka system ska fortsätta?
• Hur ska man säkerställa datakvaliteten i övergången mellan gamla och nya system?

Jostein Gjeldnes, specialrådgivare på ekonomiavdelningen i Vikens länskommun, pekar på ett exempel på systemkomplexiteten:

Vi har ett ekonomisystem för Østfold, ett för Akershus och ett för Buskerud, plus ett nytt system för Viken.

Datalager och Business Intelligence

Med många olika system och en blandning av gammal och ny data finns det också många möjligheter för felkällor och misstolkningar på grund av tvetydigheter om vad de enskilda posterna verkligen betyder, samt frågor om datakvalitet.

Med god hjälp av SYSCO har Viken löst utmaningarna med att samla in data i ett datalager (Oracle Data Integrator (ODI)). Dessutom har SYSCO skapat en Business Intelligence-lösning (Oracle Business Intelligence Enterprise Edition (OBIEE)) som hämtar data från datalagret.

Datalageret med BI-lösningen är ett affärshanteringsverktyg som tillhandahåller rapportering och fungerar som ett lednings- och kontrollsystem. Digital insikt används av nästan tusen chefer och anställda från Hemsedal i nordväst till Halden i sydöstra. 

Gjeldnes påpekar att lösningen är mycket användarvänlig och innehåller enkla och lättförståeliga översikter av bland annat:

• Ekonomi och räkenskap med räkenskap mot budgeten, översikt över utestående fordringar och olika budgetversioner.
• Personaladministration / HR med positioner, medelålder, könsfördelning, frånvaroöversikt och lön, med olika löneanalyser.
• Skola med en skolöversikt med betyg, studentfrånvaro och så vidare (hittills finns det bara historiska data från Østfold och Buskerud, men nu arbetar man med att implementera skoldata från hela Viken).

Med god tillgång till realtidsdata blir det lättare att vara proaktiv. Till exempel innebär den uppdaterade sjukstatistiken att Viken kan följa upp frånvarande anställda snabbare och bättre. "Digital Insikt" säkerställer bättre uppföljning av många områden i det dagliga livet, vilket i sin tur ger bättre planering och likaså resursanvändning. Resultatet är bland annat mindre dubbelarbete och sparade pengar.

Bevarar gamla data och tar hand om nya

Datalagret innehåller historiska data från gamla system, där systemen inte längre används, men data ska tas om hand och användas. Samtidigt hanteras data från aktiva och nya system. I datalageret valideras all data och kvalitetssäkras.

I dag innehåller datalagret över 2000 ämnesområdestabeller, nästan 2 miljoner databasrader med information, 2000 analyser och sökfilter och över 60 olika idashboards. Och tillgången på information ökar stadigt.

Gjeldnes säger att med BI-lösningen får hela den långsträckta länskommunen en gemensam bild för de olika områdena.

–Med datalageret, som SYSCO har satt upp, vet vi att rapporterna och dashboard-erna ger siffror som kan jämföras, oavsett vilket system de tas från. Att man är överens om vad siffrorna säger är viktigare än om antalet är 100, 99 eller 98 procent korrekt. Det är förändringarna i data som ofta är det viktiga.

Ekonomen säger att lösningen gör att man snabbt kan gå tillbaka till källan och korrigera talen. Detta gör att statistiken är mer exakt, räkenskaperna blir mer korrekta och att om det finns fel i organisationen.

 –En post i ett system kan betyda många olika saker, även om enheten är densamma. Därför, när man extraherar data i olika kalkylblad, lämnas man ofta för att diskutera om uppgifterna är korrekta. Vad siffrorna betyder, istället för vad de berättar för oss, förklarar Gjeldnes.

SYSCO känner oss väl och förstår vårt språk. Vilket har säkerställt att lösningen fungerar bra och används av så många. SYSCO har gjort ett mycket bra jobb, fortsätter Gjeldnes.

Lång historia 

SYSCOs konsulter har arbetat med Østfold och Buskeruds län i snart tio år. Det började med att skapa en BI-lösning för rapportering av siffror i Oracle eBusiness Suite för Østfolds länskommun, Opplands länskommun och så småningom Buskerud.

Nästa stora projekt var när Østfold kommun beslutade att byta till Visma som ERP-system.

Det tredje projektet var att samla in skoldata från skolsystemen i Østfold (Extens och OPPAD) in i BI-lösningen.

Arbetet med Viken började 2019 för att vidareutveckla BI-lösningen för att täcka hela den nya landstingskommunen. Viken använder Visma som ett ERP-system och länskommunen har beslutat att fortsätta lösningen från Østfold som en gemensam BI-lösning.

Idag använder nästan 1 000 anställda i Viken lösningen för rapportering och analys inom ekonomi och redovisning, HR, personaladministration och löner samt skoladministration..